Lavorare da remoto: cosa abbiamo imparato in 15 anni di Smart Working

Fin dalla nascita, la nostra azienda ha sempre lavorato in “smart working“.

Inizialmente era una necessità, ma in seguito è diventata una vera e propria filosofia aziendale.

Se da un lato crediamo fermamente nella migliore qualità del lavoro svolto al di fuori di un ufficio, dall’altra è diventata anche un po’ una questione di “coerenza”: cerchiamo di spronare le aziende ad avere un approccio più digitale al proprio lavoro, quindi dobbiamo essere i primi a “dare il buon esempio”.

Questo articolo vuole essere una piccola guida per chi si trova oggi, vista l’emergenza COVID-19, ad essere obbligato ad adottare uno stile lavorativo diverso dal solito.

E’ basato esclusivamente sulla nostra esperienza, e sicuramente non tutto quello che leggerai sarà applicabile alla lettera alla tua realtà lavorativa… ma magari troverai qualche consiglio utile 🙂

Organizzazione & Processi

Una delle sfide più difficili è impostare dei processi formali e informali che tengano conto della distanza fisica con i tuoi colleghi.

Quello che prima era una passeggiata fino ad un’altra scrivania, non si può, in questo contesto, tramutare in una telefonata.

Cosa starà facendo il tuo collega nel momento in cui lo chiami?

Magari è impegnato in una videoconferenza, o magari è davvero concentrato su un problema da risolvere.

Sapevi che dopo un’interruzione una persona impiega circa 23 minuti per recuperare il filo dei propri pensieri? Pensa quanto tempo sprecato in un singolo giorno solo per 4-5 “toccatine” sulle spalle.

Lavoro asincrono

La prima cosa da accettare è questa: il lavoro remoto è principalmente un lavoro asincrono.

Non saprai mai su che cosa stanno lavorando i tuoi colleghi in un dato momento, e in linea di massima è più facile che tu li interrompa nel mezzo di un lavoro quando scrivi per ricevere qualche tipo di informazione (vedi capitolo “comunicazione” poco sotto)”.

L’azienda e i lavoratori devono quindi essere attrezzati per gestire il know-how interno in modo trasparente e accessibile. Un aspetto che crea un ambiente e una mentalità molto proattiva.

Comunicazione

Vista l’asincronicità, in cui la comunicazione informale trova poco spazio, la comunicazione tende ad concentrarsi in mezzi più formali.

Per evitare problemi e musi lunghi è importante creare delle aspettative condivise sulle comunicazioni.

Per esempio, noi cerchiamo di lavorare con questi presupposti:

• la telefonata è solo per le cose urgentissime: mi aspetto che il mio collega risponda immediatamente (a meno che impossibilitato perché in video conferenza per esempio)
• la chat è per richieste veloci: cerchiamo di non usarla per cose troppo complesse e mi aspetto che un collega mi risponda nel giro di 15 minuti / 2 ore
• la mail serve solo per ragionamenti di ampio respiro e questioni complesse: mi aspetto che un collega mi risponda nel giro di 24/48h, o anche di più se il discorso è davvero difficile
• sistema di commenti nel programma di gestione dei progetti: tutto quello che è legato ad attività specifiche (sia discussioni complesse, che piccole richieste) cerchiamo di tenerlo qui dentro, così che l’assegnatario del compito abbia sempre tutte le risposte sottomano

Consiglio bonus: non usare Whatsapp come sistema di chat. Su Whatsapp ti scrivono i parenti, gli amici, la nonna, il moroso/a, la moglie/marito, tienili separati dal tuo lavoro.

Documentazione scritta

Verba volant, scripta manent, dicevano i latini. Niente è più vero quando si fa lavoro remoto.

Vista l’asincronicità, è essenziale che i tuoi processi aziendali siano scritti e documentati, ma soprattutto accessibili a tutti i colleghi.

Consiglio bonus: se riesci a creare una documentazione interna ben fatta, ti tornerà utile anche con la tua forza lavoro “non remota”. L’onboarding dei nuovi assunti sarà molto più semplice. Eviterai che la stessa cosa venga fatta in cento modi diversi. Fantastico.

Organizzazione e misurazione del lavoro

Quando il metro di giudizio del lavoro smette di essere il tempo in cui una persona sta seduta alla sua scrivania, cambiano molte cose.

Le attività da svolgere devono essere soppesate, quantificate, suddivise e organizzate in modo chiaro.

Noi abbiamo un approccio di tipo progetto/task.

Un progetto è un insieme di task (attività) collegate fra loro. Ogni progetto (quasi 😉 ) ha un responsabile. Ogni task ha un assegnatario e una data di scadenza entro cui deve essere svolta.

A seconda del tipo di progetto, ad ogni task può venir assegnato un peso (solitamente in ore lavoro), definito possibilmente da chi il lavoro lo dovrà svolgere.

Questo permette ad ogni membro del team di avere un’idea chiara di cosa deve fare in un determinato giorno, ai “capi” di vedere chi sta facendo cosa, e ci permette di pianificare nel medio periodo le nostre attività.

Incontri dal vivo

Ogni tanto (non abbastanza!) organizziamo serate / aperitivi / cene per incontrarci di persona.

Fa bene al morale e ci aiuta ad essere più coesi 🙂

Software & Applicazioni

Pensare di avvicinarsi allo smart working armati solo di e-mail e telefono secondo me è un po’ suicida.

Ci sono delle applicazioni apposta che ti permettono di gestire i diversi aspetti del lavoro.

Gestione dei progetti

Questo tipo di software ti permette di tenere traccia delle varie attività da svolgere, di assegnarle ai rispettivi incaricati, mettere date di scadenza ecc.

• ClickUp – è quello che usiamo noi. E’ molto flessibile, puoi usare la gestione classica a liste di task, un’approccio kanban, visione a calendario, GANTT ecc.
• Trello – l’ho usato per una vita ed è estremamente bello e facile da usare. Approccio solo kanban, quindi forse un po’ limitato.
• ActiveCollab – l’abbiamo usato per alcuni anni in azienda. E’ vagamente simile a ClickUp, ma meno flessibile e con meno funzionalità (che non è necessariamente un male)
• Asana – non l’ho mai provato ma va molto di moda nel mondo delle startup

Di queste applicazioni ne puoi trovare a centinaia.

Comunicazione

Ribadisco ancora qui il concetto: non usare whatsapp come chat lavorativa.

Noi usiamo Slack. Esistono anche Microsoft Teams, Mattermost (open source) e molte altre.

Videoconferenza

Noi usiamo principalmente Google Hangouts internamente, e 3cx per le videoconferenze con i clienti. Esistono anche Zoom (mai provato) e Microsoft Teams.

File condivisi

E’ necessario dotarsi di un sistema di file condivisi, in modo che tutti possano accedervi. Se hai pochi file (o tanti soldi da spendere) una soluzione potrebbe essere DropBox.

Un’alternativa molto valida sono Google Drive o Microsft OneDrive.

Noi usiamo NextCloud, un sistema open source installato sui nostri server.

Gestione e misurazione del tempo

Se hai bisogno di tracciare il tempo speso sulle diverse task (per esempio per fare un consuntivo ad un cliente), devi usare un time tracker.

ClickUp, il programma per gestire i progetti che utilizziamo, ne ha uno interno, ma preferiamo usare una soluzione apposta, chiamata Clockify.

Suite di applicazioni

Se preferisci avere una soluzione che faccia (quasi) tutto quello elencato sopra, puoi provare a guardare GSuite (Google), oppure Microsft Office 365.

Altre applicazioni

A seconda del lavoro principale che svolgi, potresti aver bisogno di altre applicazioni, come un CRM, un repository remoto per il codice, oppure un software di helpdesk o ticketing.

Strumenti hardware

Non puoi fare lavoro remoto con (solo) tablet o telefono. Hai bisogno di un computer.

Consigli pratici per chi lavora da remoto per la prima volta

Uno spazio per lavorare

Attrezzati uno spazio dedicato al lavoro. Non è necessaria una stanza intera, basta anche solo un tavolino, sempre lo stesso.

Questo ti aiuta a stabilire una routine e dà dei “confini” definiti al tuo lavoro.

Attenzione alle distrazioni…

Hai presente quando “dai solo un’occhiata a Facebook” e improvvisamente sono passate tre ore? Ecco.

Fai attenzione a non perderti in distrazioni, altrimenti dovrai recuperare il lavoro in orari tristi, tipo alla sera 😉

Programma delle pause “fisse” per le distrazioni, magari usando un timer.

Mai sentito parlare della tecnica del pomodoro? E’ un buon modo per cominciare a creare una routine sana.

…e a non lavorare troppo

Quando lavori in modo tradizionale, la tua giornata lavorativa finisce (quasi sempre) quando esci dall’ufficio e ritorni a casa.

Lavorando in remoto è molto più difficile “staccare”, specialmente in alcune professioni legate al terziario, in cui il lavoro letteralmente non termina mai (c’è sempre qualcosa da fare).

Se non ci si attiva per avere una routine sostenibile, il rischio è quello del burnout.

Fai qualche pausa

Come detto sopra, ricordati di fare qualche pausa, per riposare gli occhi e la mente. Sei fai un lavoro stressante, puoi fare anche una mini meditazione (10 minuti) per riprendere il fiato e recuperare energie.

Stacca quando è ora

Il bello di lavorare da casa è che (solitamente) gli orari te li puoi dare tu. Quindi… datti degli orari. Decidi di lavorare dalle 7 alle 14, o dalle 9 alle 17, o come preferisci. Ma imponiti dei limiti e cerca di rispettarli.

Non stare in pigiama

Ok, forse questa è una cosa molto personale 😉 ma io non sto in pigiama mentre lavoro. I miei colleghi avrebbero qualcosa da obiettare, ma diversi studiosi dicono che è giusto così.