Accettato dal management
Se il “capo” o i dirigenti non sono convinti che la cosa possa funzionare, non funzionerà mai. Questo ci porta al secondo punto:
Lavoriamo in remoto da oltre 15 anni
La nostra azienda, da quando è nata, ha sempre adottato una politica di lavoro “smart”: stai a casa, lavora sereno, negli orari che preferisci e prendendoti le pause che ti servono.
Anche nelle nostre “vite precedenti” io e Nicolas abbiamo sempre lavorato da remoto. Io ho fondato una startup in Canada senza aver mai incontrato fisicamente il mio socio Canadese. Il nostro team era distribuito fra Torino, Alba, Vancouver, San Francisco e Berlino.
In tutti questi anni, abbiamo quindi accumulato un bagaglio di esperienza piuttosto grande sulla gestione di una squadra di lavoro fuori dal tradizionale ufficio: esperienza che parte dagli strumenti da utilizzare, passando dalla gestione dei processi, fino ad arrivare al rapporto con il dipendente.
I Vantaggi
per il datore di lavoro
#1 – Più produttività
Quando si mette in condizione il lavoratore di sentirsi a suo agio, la produttività aumenta. Questo è dovuto alla maggiore responsabilità ricevuta e alla possibilità di non vivere il lavoro come un’imposizione, ma come qualcosa intorno a cui può essere costruita una vita più serena. Le riunioni in remoto durano mediamente di meno, lasciando più tempo al tuo dipendente di occuparsi del suo lavoro “vero”.
#2 – Abbattimento dei costi
Se hai dieci dipendenti e li tieni sempre in ufficio, devi avere un ufficio in grado di ospitare 10 persone (più magari uno spazio riservato agli incontri con i clienti). Se lasci che i tuoi dipendenti lavorino da casa, puoi ridurre di molto gli spazi ufficio, risparmiando su costi come affitto, bollette, pulizie.
#3 – Dipendenti più felici
Tutti gli studi dimostrano che un dipendente più felice è un dipendente che produce di più, e che anzi la retribuzione economica gioca un ruolo molto meno rilevante rispetto alla piacevolezza del posto di lavoro.
#4 – Individuazione criticità
Uno dei passi fondamentali del rendere la propria forza lavoro remota, è quella di formalizzare i processi aziendali, in modo da renderli trasparenti e così da evitare che un lavoratore necessiti di disturbare colleghi e supervisori (cosa più difficile da fare in caso di smart working). Questo processo di formalizzazione è fondamentale per individuare colli di bottiglia, strozzature e complicazioni.
#5 – Responsabilizzazione
Quando metti un dipendente nelle condizioni di assumersi delle responsabilità, come per esempio scegliere i modi e i tempi del suo lavoro, nella maggior parte dei casi sarà all’altezza del compito. D’altronde quello è il suo lavoro, probabilmente lui sa meglio di te come gestirlo.
#6 – Meno “politica da ufficio”
Negli uffici si crea, magari non sempre ma molto spesso, un sottobosco di relazioni e atteggiamenti che possono distorcere in modo significativo la percezione che hai dell’effettivo output dei tuoi dipendenti. Nel lavoro remoto è molto più facile evitare questo tipo di relazione, e paradossalmente, anche misurare i risultati dei sottoposti..
I Vantaggi
per il dipendente
#1 – Più concentrazione
Con il lavoro da remoto, le classiche distrazioni “da ufficio” spariscono. Niente collega che ti batte sulla spalla per chiederti qualcosa (solitamente una banalità), niente capo che ti soffia sul collo.
#2 – Più libertà
Con lo smart working hai orari più flessibili (consigliamo comunque di avere un tot di ore di sovrapposizione di tutto il team, specialmente agli inizi), e puoi gestirti il tempo come meglio credi.
#3 – Più responsabilità
Solitamente le aziende che fanno telelavoro sono obbligate a lasciar più libertà decisionale ai dipendenti. Questo significa più responsabilità: non sei più un semplice ingranaggio nella grande macchina aziendale!
#4 – Meno burocrazia
Un’azienda che decide di darsi allo smart working, è obbligata ad allentare le maglie della sua burocrazia interna (pena la paralisi). Questo vuol dire liberarsi da decine di controlli e veti incrociati che arrivano “dai piani alti”.
#5 – Bilanciamento vita/lavoro
Una pausa pranzo decente, poter andare a prendere i bambini a scuola, andare a fare una corsa alle 10 del mattino, sono tutte cose che non intaccano la qualità del (o il tempo che dedichi al) lavoro, ma che migliorano la qualità della tua vita.
#6 – Meno “politica da ufficio”
Ok, ho barato, questo l’ho messo già prima, ma vale anche qui. In un ambiente di lavoro remoto di solito “quei colleghi” escono allo scoperto. Hai presente, quelli che parlano molto, ma concludono poco?
Requisiti
Il lavoro remoto richiede alcuni “requisiti” da rispettare
Cosa possiamo fare per te
Strumenti
Possiamo aiutarti a selezionare, testare e mettere a punto i diversi strumenti necessari a consentire alla tua squadra di lavorare da remoto.
Solitamente sono necessari almeno 3 tipi di software:
- gestione progetti
- condivisione file
- video conferenza
A cui si possono aggiungere un time tracker e un CRM (e altri a seconda delle necessità operative).
Formazione
Possiamo accompagnarti in questo passaggio in modo completo, formando te e il tuo personale sull’uso dei diversi applicativi, sulla formalizzazione dei processi e su come affrontare i diversi ostacoli che si presenteranno lungo il percorso.
La formazione può essere fatta in loco, ma naturalmente preferiamo farla via teleconferenza, così iniziate a prenderci un po’ la mano 😉
Digitalizzazione
Lo smart working (purtroppo? per fortuna?) potrebbe anche costringerti a “digitalizzarti” un po’ di più. Questo non vuol dire semplicemente usare la mail invece della carta.
Vuol dire assumere una mentalità diversa rispetto alla gestione delle informazioni: accessibilità, trasparenza e semplicità di gestione sono le tre parole chiave. Idee astratte, che possiamo aiutarti a concretizzare nel tuo lavoro quotidiano.
Domande Frequenti
I miei dipendenti passeranno tutto il loro tempo su Facebook?
No. I tuoi dipendenti non passeranno tutto il loro tempo su Facebook, anzi, si sentiranno responsabilizzati e cercheranno di lavorare di più. Sapranno inoltre che l’unico metro di giudizio del management o del “capo” saranno i risultati prodotti, e non il tempo passato alla scrivania in ufficio.
Naturalmente in ogni ufficio ci sono i fannulloni. Tendenzialmente con lo smart working è più facile individuarli.
la mia azienda ha X dipendenti, possiamo fare smart working?
Si, aziende di tutte le dimensioni possono fare lavoro remoto. Se sei una piccola azienda, sarà forse più semplice, se invece l’azienda dove lavori è molto molto grande, il processo sarà più lungo e complesso.
In quest’ultimo caso consigliamo sempre di partire da un singolo dipartimento, o anzi ancor meglio, da 1-2 gruppi di lavoro, e attraverso un’attività di trial and error, affinare processi e strumenti, in modo da estendere mano a mano la nuova modalità di lavoro a tutta l’azienda.
Ci sono aziende molto grandi, che seguono tipologie di progetti estremamente complessi, che lavorano esclusivamente da remoto. Un’esempio è Automaticc l’azienda che sviluppa WordPress, WooCommerce e WordPress.com. Hanno 940 dipendenti, disseminati in decine di fusi orari. Abbastanza impressionante.
Come faccio a controllare cosa fanno i miei lavoratori?
Se il motivo per cui vuoi controllare cosa fanno i tuoi dipendenti è dovuto dalla paura che stiano passando il loro tempo guardando video di gatti su Youtube, non c’è nessuno strumento che possa mitigare la tua ansia.
Se invece hai bisogno di capire qual’è il loro carico di lavoro, su che cosa si stanno concentrando, e che tipo di problemi stanno risolvendo, oppure se hai bisogno di tracciare le ore spese su diversi progetti per questioni di fatturazione, allora si, ci sono diverse soluzioni.
Per il primo problema, hai bisogno di un software di “gestione dei progetti”, ne puoi trovare diversi in giro. Noi usiamo ClickUp, puoi provarlo anche tu gratuitamente se vuoi.
Per il secondo problema, hai bisogno di un “time tracker”, noi usiamo Clockify, anche questo è possibile provarlo gratuitamente.
Quanto costa la consulenza?
La consulenza può costare un caffè (digitale, visto che siamo in tempi di quarantena 😉 ) se vuoi solo avere qualche informazione. Se invece hai bisogno di formazione e/o un piano di lavoro per migrare la tua workforce in remoto, allora ti chiediamo di raccontarci qualcosa di più sulla tua azienda e sui tuoi obiettivi.
E’ facile convertirsi al lavoro da remoto?
Dipende da tantissimi fattori.
Se la tua azienda ha già una cultura che:
- promuove la trasparenza
- promuove l’indipendenza
- promuove la fiducia e la collaborazione fra i dipendenti
- valuta di più il raggiungimento degli obiettivi piuttosto che il mero tempo passato in ufficio
Allora la transizione sarà semplice e indolore.
Se invece la tua azienda tende ad avere una burocrazia invasiva, se il management o il capo percepiscono i dipendenti più come delle zecche che come delle risorse, e via di questo passo, probabilmente la transizione sarà più complessa. Qualcuno probabilmente si licenzierà. Ma i più “sani e forti” rimarranno.
Un altro fattore da prendere in considerazione è quello dell’età. Una forza lavoro avanti negli anni sarà più difficile da riconvertire (le abitudini sono più complicate da cambiare dopo decine e decine di anni). Difficile, ma non impossibile. Se sei un buon manager, ce la farai!
Quali sono gli svantaggi a lavorare da remoto?
Vorrei dirti che non esistono, ma in realtà qualche svantaggio c’è.
Prima di tutto l’isolamento: in ufficio si creano e si coltivano delle relazioni. Quando lavori da casa è più difficile farlo (difficile, ma non impossibile). La pausa caffè con i colleghi non esiste, e neanche il pranzo al bar. L’azienda deve quindi essere in grado di promuovere delle alternative valide.
Secondo (so che ti può suonare incredibile) esiste davvero il rischio che un dipendente lavori troppo: quando lavori da remoto, non esistono orari, e come sappiamo, il nostro lavoro non finisce mai. E’ molto difficile, specialmente agli inizi, imparare ad auto imporsi dei limiti, specialmente se si ha molta passione per quello che si fa. Se può sembrare una cosa quasi positiva, alla lunga diventa insostenibile e porta al burnout.
Terzo, è un po’ complicato convincere parenti e amici che quello che si fa è “un lavoro vero”, ma questo con il tempo si risolve 😉
